Cách hạch toán tài khoản 641 theo thông tư 200 – Chi phí bán hàng

Tiếp theo mục hướng dẫn cách định khoản hạch toán tài khoản theo thông tư 200. Ở bài viết này lopketoan.com sẽ hướng dẫn các bạn cách hạch toán tài khoản 641 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC – Chi phí bán hàng.

=> Hệ thống tài khoản theo thông tư 200
=> Sơ đồ tài khoản theo thông tư 200

Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cung cấp dịch vụ. Chi phí bán hàng bao gồm các yếu tố sau: Chi phí nhân viên bán hàng; Chi phí vật liệu, bao bì; Chi phí dụng cụ, đồ dùng; Chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí bảo hành; Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.

I. NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CỦA TÀI KHOẢN 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG

Tại điều 91 thông tư 200/2014/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng phải tuân thủ một số nguyên tắc kế toán sau:

“a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,…

 b) Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

c) Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.”

II. KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG

Bên Nợ:

Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.

Bên Có:

– Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;

– Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.

Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, có 7 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,… bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,…

– Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… dùng cho bộ phận bán hàng.

– Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,…

– Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,…

– Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.

– Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,…

– Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

III. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU CỦA TÀI KHOẢN 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG

Căn cứ vào nguyên tắc kế toán tài khoản 641 và các tài khoản liên quan; căn cứ vào kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641 và các tài khoản có liên quan, KẾ TOÁN HÀ NỘI xin hướng dẫn kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu sau:

3.1.Tập hợp chi phí nhân viên bộ phận tiêu thụ (Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên):

Tính tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền ăn giữa ca và các khoản trích theo lương (trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác như: bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411)

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386, 3388).

3.2. Tập hợp chi phí vật liệu, bao bì phục vụ cho bán hàng (Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì):

– Giá trị của vật liệu, bao bì xuất dùng phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

– Giá trị của vật liệu, bao bì mua vào sử dụng ngay cho quá trình bán hàng, ghi:

+ Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412) (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có các TK 111, 112, 242, 331,…

+ Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412) (giá bao gồm thuế GTGT)

Có các TK 111, 112, 242, 331,…

3.3.  Tập hợp chi phí công cụ, dụng cụ phục vụ cho bán hàng (Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng):

Giá trị của công cụ, dụng cụ xuất dùng phục vụ cho quá trình bán hàng:

– Loại phân bổ 1 lần, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6413)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

– Loại phân bổ nhiều lần:

+ Phản ánh giá trịcủa công cụ, dụng cụ xuất dùng phục, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

+ Trong kỳ phân bổ, tính vào chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6413)

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

3.4. Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng (Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ), ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6414)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

3.5. Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp) (Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành):

3.5.1.Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành:

Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

3.5.2. Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả

Có TK 641 – Chi phí bán hàng (6415).

3.6.  Tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng (Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài):

Chi phí dịch vụ mua ngoài như: tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,…chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng:

+Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6417) (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

+Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6417) (giá bao gồm cả thuế GTGT)

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

3.7. Tập hợp chi phí bằng tiền khác liên quan đến bán hàng (Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác):

Chi phí bằng tiền khác như: Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

+Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6418) (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

+Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6418) (giá bao gồm cả thuế GTGT)

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

3.8. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ cho bán hàng:

3.8.1. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

– Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6417)

Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn)

Có TK 352 – Dự phòng phải trả (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ).

– Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, ghi:

Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ ( 1331) (nếu có)

Có các TK 331, 111, 112, …

– Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ khi hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ các TK 335, 352

Có 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ.

3.8.2. Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ và chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn, liên quan đến bộ phận bán hàng trong nhiều kỳ :

– Khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ, ghi:

Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có các TK 331, 111, 112, …

– Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ khi hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ.

– Định kỳ, phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất chung, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6417)

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

3.9. Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo:

– Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:

+ Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)

Có các TK 155, 156.

+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

– Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:

+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).

+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)

Có TK 711 – Thu nhập khác.

3.10. Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng:

Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (TK cấp 2 phù hợp)

Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

3.11. Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng:

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)

Có các TK 152, 153, 155, 156.

Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

Khi khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đầu ra, ghi:

Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có các TK 152, 153, 155, 156.

3.12.  Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu:

Căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi tiết tiều khoản)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).

3.13. Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6417)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

3.14. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 641 – Chi phí bán hàng (chi tiết tiểu khoản).

3.15. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 – Chi phí bán hàng (chi tiết tiểu khoản).